Organizar tareas según su relevancia es vital dentro de la gestión de empresas y proyectos. De eso trata la matriz de Eisenhower, una herramienta que permite aumentar la productividad, evitar distracciones y enfocarse en lo urgente e importante.

Forma parte de muchos sistemas de organización aplicados a las organizaciones, así como en distintas ideas de negocios. Con ella se pueden priorizar mejor los pendientes y evitar el desgaste operativo.

¿Te interesa saber más? Sigue con nosotros a lo largo del artículo y descubre todo sobre esta matriz. Conoce su concepto, ventajas, qué cuadrantes involucra, cómo utilizarla, consejos y algunos ejemplos del día a día.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower es una herramienta conformada por cuadrantes de trabajo que te permiten organizar tareas según la relevancia o urgencia que tengan. Suele ser muy efectiva porque evita pérdidas de tiempo y ayuda a mantener el enfoque hacia lo más productivo.

Lleva ese nombre porque fue una idea mencionada por el expresidente de Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. No obstante, la matriz terminó de ser desarrollada por Stephen Covey, un famoso autor e investigador de eficiencia, efectividad y productividad. 

¿Qué ventajas tiene usar la matriz de Eisenhower?

Entre las principales ventajas de la matriz, tenemos:

• Mejora la gestión del tiempo: Ayuda a organizar y distribuir y mejorar las tareas diarias, así que va optimizando el tiempo que se usa para cada una.
• Ayuda a identificar tareas críticas: Permite reconocer qué actividades necesitan de atención inmediata y también aquellas que pueden postergarse.
• Facilita la toma de decisiones: Ofrece una guía clara para decidir qué hacer, cuándo hacerlo y qué puede esperar.
• Aumenta la productividad personal y laboral: Se enfoca en lo realmente importante, lo cual ayuda a conseguir objetivos personales y laborales.
• Reduce el estrés y el agobio: Evita sobrecargas innecesarias al trabajar en lo relevante.
• Permite centrarse en los objetivos: Se enfoca en metas concretas y relevantes, eliminando distracciones.
• Optimiza el uso de recursos: Asegura que el tiempo y los esfuerzos se inviertan en lo que realmente genera valor.

¿Qué cuadrantes componen la matriz de Eisenhower?

Ahora que entendimos el concepto y sus ventajas, vamos a hablar de los cuadrantes que componen la matriz de Eisenhower. Con esto tendrás una idea de su funcionamiento.

Tareas a hacer

Tareas por hacer, puedes encontrarlo solo como “Hacer” Es un cuadrante donde se plasman las tareas que son urgentes e importantes. Aquí solo van aquellas que se han analizado como pendientes prioritarios y que no pueden postergarse. También suelen ser las más fáciles de detectar.

Tareas a programar

Como segundo cuadrante tenemos el de tareas a programar o simplemente “Programar”. Aquí se asignan tareas menos urgentes, pero igual de importantes. A diferencia del anterior, se pueden hacer después porque no requieren atención inmediata, pero eso no significa que deban olvidarse. 

Tareas a delegar

En el caso de tareas a delegar, se trata de un cuadrante con pendientes menos importantes, pero que sí son urgentes. Son tareas que toca realizar lo antes posible, pero que pueden ser transferidas a otras personas del equipo y no afectan objetivos a largo plazo.

Tareas a eliminar

Por último, tenemos el de tareas a eliminar. Este se deja para cerrar la matriz y verificar las tareas que quedan, las cuales no deberían ser ni urgentes ni importantes. Suelen considerarse distracciones porque no intervienen de manera directa en los objetivos y tampoco deben atenderse. 

¿Cómo utilizar la matriz de Eisenhower para gestionar tareas?

La mejor forma de utilizar la matriz y gestionar las tareas de manera eficiente es haciendo lo siguiente:

• Clasifica las tareas según su urgencia e importancia: Se debe asignar cada tarea a los cuadrantes para saber qué hacer con ellas, cuándo hacerlo, quién debe hacerlas y qué descartar.
• Configura procesos de gestión del tiempo: Al organizar las tareas, crea sistemas para hacer las importantes en el momento preciso.
• Usa herramientas digitales para mayor eficacia: Puedes apoyarte de herramientas para hacer listas de tareas y asignarlas con orden.
• Asigna tareas a otros miembros del equipo: Recuerda que puedes delegar aquellas que son menos personales o no requieren de tus habilidades. Pero deben tener fechas de entrega.
• Automatiza tareas repetitivas: Esto evitará que pierdas mucho tiempo. También te puedes apoyar de herramientas digitales, en especial con tareas simples.

Consejos para priorizar tareas correctamente

Como complemento de lo anterior, te explicamos algunos consejos con los que podrás priorizar tareas de manera correcta.

1. Codifica las tareas por color: Esto permite que visualices mejor los elementos que necesitan prioridad, no solo marcando con el cuadrante o una palabra. El verde significa mayor prioridad, amarillo, segunda prioridad, azul, tercera prioridad y rojo no es prioritario. Después, se llevan hacia la matriz según esa relevancia.
2. Limita las tareas a 10 por cuadrante: Esto es un filtro para que la matriz no te sobrecargue. Una vez que identifiques lo de más prioridad, quedará menos agobiante.
3. Crea listas de tareas pendientes personales y profesionales: Serían dos matrices separadas para entender los plazos de cada tipo de tarea y los métodos ideales para hacer cada una. De hecho, unas pueden obstaculizar a otras, aunque todas sean importantes.
4. Elimina y después prioriza: Esto te ayuda a organizar mejor cada tarea. Elimina las que no son importantes ni urgentes, para que después se puedan priorizar las que quedan. 

Ejemplo de matriz de Eisenhower

Cuadrante 1: Urgente e importante (hacer de inmediato)

• Resolver un problema técnico que evitó que el equipo siguiera trabajando.
• Preparar la presentación para la reunión con un cliente hoy mismo.
• Revisar y enviar una cotización porque vence esta tarde.

Cuadrante 2: No urgente pero importante (planificar y programar)

• Diseñar una nueva estrategia de contenido para redes sociales.
• Leer un libro sobre liderazgo y productividad.
• Planificar el calendario editorial del próximo mes.

Cuadrante 3: Urgente, pero no importante (delegar si es posible)

• Coordinar la logística de las videollamadas de futuras reuniones.
• Confirmar la asistencia a una reunión interna.
• Subir documentos a una carpeta compartida para revisarse.

Cuadrante 4: Ni urgente ni importante (eliminar o minimizar)

• Ver notificaciones en redes sociales de la empresa sin una razón clara.
• Leer newsletters que no están relacionadas con el negocio.
• Organizar carpetas del escritorio sin necesidad inmediata.